Tips voor effectief online communiceren

Corona is bijna voorbij en gelukkig kunnen we online meetings achter ons laten! Herkenbaar voor jou als ondernemer? Dit is wat heel veel Salesteams stiekem denken. Teams, Zoom, Hang-out, Skype etc. was mooi toen we door de “lockdown” gedwongen thuis moesten werken maar nu we zo nu en dan weer op kantoor mogen zijn, is het toch fijner om met collega’s in dezelfde ruimte te zitten. Het is fijn straks weer “gewoon“ alle bezoeken te mogen plannen en terug naar het “normaal”. Elkaar weer in de ogen kunnen kijken en niet steeds met zo’n schermpje ertussen. Zo werkt het veel persoonlijker en fijner. Maar is dit zo? Was Teams alleen maar goed in de tijd dat we verplicht thuis moesten werken? Was het een noodzakelijk kwaad?

Ik denk van niet! Plezierig werken, vergaderen, trainen is fijn als je in dezelfde ruimte kunt zitten. Ook online kan het heel plezierig zijn als je de vaardigheden hebt om de ‘nadelen’ om te denken naar voordelen! Want wees eerlijk….. jouw onderneming heeft nu veel minder reiskosten en er gaat veel minder tijd verloren aan reizen.

Ik hoor je denken: “Maar het salesteam heeft een punt: het is minder persoonlijk. Er is veel afleiding als je apart van elkaar zit, denk aan de telefoontjes die naast de computer liggen”. Ook hoor jij als ondernemer vaker van jouw personeel: “Nu ben ik continu aan het werk, er is geen prive meer! Het moet er altijd even tussendoor, het lijkt wel of ik nu 24/7 bereikbaar ben…”.Tevens komt het ook in jouw onderneming voor dat er wel eens wat technische belemmeringen zijn met Zoom/Hang-out/Teams.

Welnu, op dit laatste is makkelijk te anticiperen: De software moet juist gebruikt worden. Dit kan altijd opgevangen worden met een webinar of een training. Voor de andere “bedenkingen” geven wij jou hieronder graag wat tips. Want online communiceren kan wel heel persoonlijk zijn. Het is een vaardigheid die je kunt leren. Online vergaderen en trainen kan zeer effectief zijn en ervoor zorgen je meer tijd overhoudt voor andere dingen. Het timemanagement van het Salesteam komt op orde en er kan quality time ingelast worden voor het teamlid en zijn gezin. Dit timemanagement zorgt ervoor dat de leden van het Salesteam juist niet die extra stress ervaren. Natuurlijk hoef je niet 24/7 bereikbaar te zijn! Ja soms werk je buiten kantooruren en pauzes maar dat hoeft niet te betekenen dat privé en zakelijk in elkaar overlopen?! Dit kan met de juiste vaardigheden en inzichten heel goed opgelost worden.

Janet Herraiz

Janet Herraiz

partner

De salesspecialisten van CSO Netwerk ontwikkelen samen met u de juiste markt- en klantbewerking voor uw onderneming. Met als doel dat u uw commerciële ambities duurzaam realiseert.

Uw commerciële ambities duurzaam realiseren!

Tips voor effectief online communiceren: 

Tip 1: Persoonlijk zijn in een online meeting

Deze tip is voor diegenen die roepen: “Online communiceren “voelt” niet zo persoonlijk”.
Wat je voelt bepaal jezelf. De diepgang die een online meeting krijgt bepaal je ook zelf, namelijk door de vragen die je stelt. Als je zonder aannames een online meeting ingaat en gelijk vanaf het begin de persoonlijke noot probeert te vinden in jouw vragen, zul je merken dat er echt oprechte aandacht is. Stel vragen, noem de naam van de persoon aan wie je het vraagt vooral als je met meerdere in een meeting zit. Let goed op de gezichtsuitdrukking van de ander. Als je iets van verwarring ziet of onoplettendheid kun je dit ook melden. Je zou kunnen zeggen: “Ik zie dat ik je overval met deze vraag, wellicht ben ik te direct of wellicht kom ik te snel ter zake”, om daarna te eindigen met de vraag: “Klopt dit?” Dan zul je zien dat de persoon tot wie jij je gewend hebt zich zal focussen en zal proberen oprecht antwoord te geven op jouw vraag.

Op deze wijze kun je een online gesprek, meeting en training heel persoonlijk maken. Het begint bij jezelf. Als de ander merkt dat jij oprecht geïnteresseerd bent, betrokken en oplettend bent bij de ander dan krijg je dit terug. Deze wet van de wederkerigheid is niet alleen in fysieke persoonlijke gesprekken van kracht maar ook zeker in de online wereld.

Tip 2: Effectief en efficiënt zijn in een online meeting

De praktijk is dat er bij online meeting vaak minder tijd en ruimte is voor ‘chit-chat’ en uitweidingen. Dat betekent niet dat je een online-meeting er maar gewoon tussen door doet. Zeker niet. Ook deze wordt op tijd gepland, voorbereid en ook hier zijn rust momenten in te bouwen. Doordat er niet veel tussendoor komt gaat deze manier van vergaderen en sparren sneller en efficiënter dan een fysieke meeting waarbij de deelnemers toch eerder door elkaar heen spreken of reageren op elkaar. Vraag daarom ook of de deelnemers hun microfoon uitzetten. Om te kunnen reageren moeten ze dan eerst hun microfoon aanzetten.

Deze ‘drempel’ zorgt ervoor dat ze elkaar niet snel zullen onderbreken. Maak hier gebruik van. Zorg er wel voor dat je de deelnemers uitnodigt om een reactie te geven. Dit om ze betrokken te houden en om het delen van documenten en daarbij een actielijst maken is een veelvuldig gebruikt tool binnen Zoom en/of Teams. De manier waarop dit gebeurt maakt het verschil tussen een to do list opsommen of het leiden van een effectieve meeting. Het delen van documenten is gemakkelijk binnen de digitale meeting. Houdt daarbij altijd een klein kader over, onder in het scherm om zo ook de deelnemers te kunnen zien. En als je ze niet allemaal kunt zien, noem dan bij tijd en wijle een naam en vraag of het helder is. Je kunt daarna altijd nog vragen: “voor de rest ook?” Dit maakt dat mensen betrokken blijven en ook blijven nadenken gedurende de meeting. Herhaal na de gedeelde punten even de actiepunten en noem dan de namen van de betrokkenen die zich daarmee bezig gaan houden, Dit maakt dat het geen to-do-lijst wordt maar juist een gemeenschappelijk plan met duidelijke afgebakende taken en verantwoordelijkheden. Dit is niets anders dan dat het in de ideale wereld ook in de fysieke metingen zou moeten. Echter de praktijk is vaak anders. Omdat het digitaal allemaal wat sneller gaat krijg je juist met de bovengenoemde persoonlijke noten, een zeer efficiënte en effectieve meeting zonder al te veel uitweidingen

Aanmelden kennismakingsgesprek

Wil je meer weten over meetings, trainen en coachen in de digitale wereld en hierover van gedachte wisselen tijdens een online sessie?
Ik nodig je graag uit voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.

Laat hieronder je gegevens achter dan nemen wij contact met je op.